Arrangement

Alle arrangement bør ha en sikkerhetsvisjon der arrangørens målsetning for sikkerhetsarbeidet gjenspeiles.  Et eksempel på en slik visjon kan være - Et sikkert, trygt og trivelig arrangement for alt involvert personell og materiell, med høyest mulig standard for et fornøyd publikum og minimal belastning for beboere i nærområdet.

Ethvert arrangement bør ha en sikkerhetssjef som har en viktig rolle som koordinator for å se til at de øvrige arrangementsfunksjonene ivaretar sikkerhetsaspektet. Sikkerhetssjefen kan tilknytte seg gruppeledere på ulike nivåer med ansvar for ulike funksjoner.

Det kreves et tett samarbeid med ulike eksterne aktører som nødetatene, offentlige myndigheter og grunneiere. Dette samarbeidet vil strekke seg over tre nivå som er definert som strategisk, operativt og taktisk nivå.

Strategisk nivå – innebærer overordnet planlegging av arrangementet.
Operativt nivå – innebærer planlegging av selve gjennomføringen, for eksempel grovfordeling og posisjonering av personell og andre ressurser.
Taktisk nivå – innebærer ledelse av den praktiske gjennomføringen.

Les mer om arrangement i DSB`s veileder for sikkerhet ved store arrangement

God planlegging skaper forutsigbarhet. Dermed øker forutsetningene for å gjennomføre et sikkert arrangement. Man vil i planleggingsfasen gjennom risikovurderinger tilegne seg kunnskap om hvilke farer og trusler som finnes og minimere eller eliminere de farligste.

Arrangement ledelsen må sette ned en analysegruppe med personer med kunnskap om risikoanalyse. Analysegruppen foretar en idemyldring og kaster frem mulige scenario som kan utgjøre en trussel eller fare. 

Dette er dokumentasjon som kreves når arrangør skal søke om tillatelse til et arrangement.

Melding til offentlige myndigheter
Når et arrangement skal planlegges er det viktig at man på et tidligst mulig tidspunkt kommer i kontakt med Politi, Brann, Mattilsyn og andre som skal godkjenne arrangementet. Du kan benytte  elektronisk skjema for innmelding til kommunen.

Politi
Politiet skal ha melding når offentlig sted benyttes, med offentlig sted menes der allmennheten ferdes. Meldeplikten gjelder også med hensyn til ro og orden eller avvikling av trafikken, selv om arrangementet ikke finner sted på offentlig sted, fordi politioppsyn kan bli nødvendig jf. Politiloven § 14, jf. § 11. Rana kommune har egne politivedtekter som regulerer dette.

Sjekkliste

• Arrangement beskrivelse
• Planverk inkl. HMS-plan, risikovurdering og sikkerhetsplan
• Beskrivelse av sikkerhetsorganisasjonen
• Områdekart/arenakart med beskrivelse
• Planlagt bemanning i forhold til ordens vakter og/eller vektere
• Planlagt førstehjelpsorganisering
• Planlagt brannsikkerhet
• Samarbeidspartnere
• Andre tillatelser (mat, grunneier mm.)
• Dokumentasjon i forhold til konstruksjoner som scene, telt etc. (for eksempel belastningsgrenser, samsvarserklæringer, standarder, vindmålingsrutiner o.l.)

Kommunen skal også kontaktes tidligst mulig for å skaffe en oversikt over hvilke kommunale enheter som må meldes. Bruk vårt elektronisk skjema til formålet.

Brann
Det er arrangøren som er ansvarlig for brann- og eksplosjonsvern. Meldeplikten er fastsatt i brann og eksplosjonsvernloven. Melding må sendes i god tid før arrangementet. Brann skal meldes og gi tillatelse hvis det skal benyttes fyrverkeri, brannfarlig gass i en eller annen form, fakkeltog, og for telt og lignende som har plass til mer enn 150 personer. Ved fakkeltog eller tilsvarende må arrangør sørge for forsvarlig innsamling av fakler i etterkant. Ved feks overnatting på skoler skal også Brann meldes (Brannloven §7).

Sjekkliste

• Tidspunkt og tema for arrangementet, størrelse, stedsangivelse osv.
• Risikoanalyse med kartlegging av hva som kan gå galt, hvordan dette skal hindres fra å skje og hvilke sikkerhetstiltak som er planlagt for å redusere konsekvensene dersom noe galt skjer.
• Beskrivelse av bygningens/områdets utforming og tilhørende installasjoner eller utstyr, slik som alarm- og lydanlegg, slukkeutstyr og rømningsskilt/belysning.
• Beskrivelse av innredningens og utstyrets brennbarhet, brannfarlig virksomhet samt bygningskonstruksjonenes brannmotstand og evne til å motstå sammenstyrtning.
• Beskrivelse av rømningsveiene (beliggenhet, antall adkomster, bredde osv.) sett i forhold til beregnet personantall og tilgjengelig rømningstid. Personantall bør eventuelt fastsettes etter særskilt analyse av kvalifisert brannrådgiver.
• Bruk av brannfarlig stoff, herunder propan.
• Prosedyre for evakuering.
• Oversikt sikkerhetspersonell - antall, rutiner og ansvar, gjennomført opplæring/øvelser osv.
• Tilrettelegging for redningspersonellets adkomst til og i bygning/område.

Helsetjenester

Arrangør ved større arrangement må informere kommunen i god tid slik at kommunen kan planlegge sine helse- og omsorgstjenester slik at alle som ferdes i kommunen kan få øyeblikkelig hjelp.

Den offentlige helse tjenesten har ingen plikt til å være tilstede. Dersom man antar at et arrangement vil føre til en stor tilstrømning av mennesker, slik at kommunen kan vurdere om den normale helseberedskap er tilstrekkelig.

Hvis kommunen og arrangøren blir enige om at arrangøren skal ivareta helseberedskap, innebærer dette at arrangøren skal kunne gi førstehjelp, behandle mindre skader, bedømme om den skadede trenger ytterligere helsehjelp og håndtere pasienten inntil tilkalt akuttmedisinsk personell ankommer (ambulanse). Hvis et arrangement varer over flere dager må det forventes at deltakere har den samme medisinske behovet som befolkningen forøvrig.

Skjenkemyndighet

Bevilling for salg eller skjenking av alkohol gis av kommunen, med mindre det gis statlig bevilling (fly, tog, skip og forsvares befalsmesser). Før det gis eller fornyer en salgs- eller skjenkebevilling vil kommunen innhente uttalelse fra eksternt hold, ofte sosialtjenesten og politiet.  

Serveringsbevilling behandles også av kommunen og har som formål å sikre forsvarlig drift av serveringssteder. Her innhenter kommunen uttalelse fra politiet før bevilling gis.

Matservering

Noen arrangement har plikt til å melde til Mattilsynet på forhånd av arrangement. De som ikke er pliktig til å melde er allikevel omfattet av kravene i matloven og har plikt til å sørge for organisering og gjennomføring på en slik måte at hensynet til renhold og hygiene er ivaretatt.

Sjekkliste
Opplysninger om virksomhetens navn og adresse. Hvem som er ansvarlig for virksomheten. Hvilke aktiviteter skal omfatte. Andre opplysninger som er nødvendig for å beskrive virksomhetens art og omfang.

Mattilsynet har utarbeidet en huskeliste som du kan bruke for å sikre at salgsboden er i orden og at maten du serverer er trygg

• Pass på at maten ikke forurenses
• Tilstrekkelig kjøleinnretning må være på plass
• Ved oppvarming og steking må temperaturen være tilfredsstillende
• Ta med nok kjeler og annet utstyr for å lage maten
• Påse at utstyret du bruker er rent
• Det kan ofte være dårlige muligheter til personlig hygiene på salgsstedet. Tilfredsstillende mulighet for vask av hendene skal være på plass. Hvis det er mangel på håndvask, kan engangsservietter være et alternativ.

Kontakt Mattilsynet 22 40 00 00/06040 hvis du har mistanke om helseskadelige næringsmidler.

For at bevegelseshemmede skal kunne delta på arrangement må forholdene legges til rette.

Sjekkliste

• Parkering. Reserver parkeringsplasser for rullestolbrukere rett ved inngangen. Disse må ha ekstra god plass slik at det går an å få ut heis/rampe. Merk disse plassene godt!
• Adkomstveier. Det er best med fast dekke (gress eller asfalt, ikke grus) for å komme frem. Gangveiene må være brede nok, slik at rullestol (manuell eller elektrisk) kan komme frem.
• Heis/ramper. Der det er trapper må det være mulig for rullestolbrukere å komme seg frem til heis eller rampe. En rampe skal ikke ha stigningsgrad på mindre enn 1:15, helst 1:20, og det bør være håndlister på rampen.
• Toaletter. Her må inngangen være plan, uten nivåforskjeller. Toalett må være mellom 46-50 cm høyt og det må være støttehåndtak på begge sider. Dørbredden må være minimum 90 cm.
• Utsikt til scenen. For at rullestolbrukere skal få med seg det som skjer på scenen er det viktig at det er satt av plasser hvor det er fri sikt. Det må også være enkelt å komme til en slik plass. Det er ikke hyggelig å bli «plassert» på et sted du ikke har mulighet til å komme deg til eller fra på egenhånd.

Hvis du skal låne uterom eller lokaler av kommunen må du ta kontakt  for å få en avtale om dette.  Servicetorget leier ut torgplasser i sentrum, samfunnshus og Klokkerhagen, ellers er det teknisk sektor som er ansvarlig for kommunal grunn.
Dersom du skal benytte midlertidige konstruksjoner må du sende inn kart. Kartet kan du tegne inn for hånd eller benytte et tegneprogram. Det viktigste er at kartet er lett å forstå, er i målestokk og målsatt. Kartet må være så korrekt som mulig slik at nødetatene kan planlegg utrykning på grunnlag av kartet. Kommunen er være behjelpelig med å fremskaffe egnede kart.

Huskeliste 

• Kartet må være i målestokk og enkelt å forstå.
• Midlertidige konstruksjoner som scener, telt og lignende må plasseres 8 meter fra bygg.
• Skriv inn antall meter for eksempel på scenen 8x10 meter og merk dette godt.
• Faste elementer som benker, stolper, trær og lignende merkes også av på kartet.
• Brannvesen skal ha 2 adkomstveier til alle indre og ytre hjørner. Det må planlegges en passasje som er 3,5 meter for at utrykningskjøretøy skal kunne komme frem.
• Nødvendig slukkeutstyr skal markers på kart. 
• Hvis kjøretøy skal benyttes som en del av arrangementet må dette markeres tydelig på kartet som skal godkjennes av politiet.
• Det er viktig at arrangement med konstruksjoner ikke plasseres med "ryggen mot" eventuelle uteserveringer på området og at hensynet til fri ferdsel ivaretas.

Publikumskart bør inneholde: nødutganger, brannslokningsapparat, hjertestartere, førstehjelpsutstyr, innganger, handikappinngang, handikapp-toalett, billettsalg, toaletter, teleslynge, handikapp-tribune. Ved avsperring av større område, skal det slås opp på kart med alternative fotgjengerruter utenfor området. 

I tillegg til at alle arrangement skal ha en informasjonsplan bør de også ha en informasjonsstrategi. Bruk sosiale medier og andre kanaler for å synliggjør ditt arrangement.
Kommunen oppfordrer alle til å legge inn sine arrangement på kommunens hendelseskalender, visitnorway.com og visithelgeland.com.

I informasjonsplanen må det fremgå hvilke kanaler som skal brukes for eksempel ved kritisk informasjon. Det må også tas høyde for at dette systemet kan bryte sammen, og man må derfor ha tenkt på andre muligheter til å gi informasjon.
Videre må det også sees på hvordan media skal håndteres. Dette kan man lese mer om i DSB veileder for store arrangementer.