Arkivet/dokumentsenteret

Kommunedirektøren har det overordnede ansvaret for kommunens arkiv, og har gitt arkivansvaret videre til fagleder.

Fagleder har ansvar for den daglige arkivdriften. Dette innebærer å lage og holde arkivplanen oppdatert, og å sørge for at lover og forskrifter på arkivområdet blir fulgt. Arkivplanen skal inngå i kommunens årsplan.

Alle saksbehandlere i kommunen skal gjøre seg kjent med arkivplanen, og følge retningslinjene som står der.

Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet i tillegg til innsyn i kommunens saksbehandling.

Arkivet i kommunen skal

• sikre at kommunen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak
• sikre innbyggerne i kommunen adgang til viktig informasjon om kommunens planer og virksomhet
• sikre at innbyggerne kan dokumentere egne rettigheter og eiendom og trygge personlig rettssikkerhet
• sikre innbyggerne i kommunen informasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter
• sikre at kommunens historie kan skrives i fremtiden

Noen dokumenter er ikke offentlige. Da vil journalen vise hvilken lovbestemmelse som er grunnen til dette.

Informasjon som kan være unntatt offentlighet, er for eksempel opplysninger om avsender eller mottaker. Slike opplysninger er skjult i dokumentet og erstattet med stjerner, for eksempel (*****).

Selv om et dokument, eller deler av det, ikke er offentlig, kan vi i enkelte tilfeller likevel gi helt eller delvis innsyn etter en konkret innsynsbegjæring.

Du kan kontakte oss på e-post: postmottak@rana.kommune.no, eller ring sentralbordet på telefon 75 14 50 00. 

Direkte:

• Kenneth Sørensen (fagleder): 75 14 50 72, kenneth.sorensen@rana.kommune.no
• Birgitte Lorentzen: 75 14 50 56, birgitte.lorentzen@rana.kommune.no
• Marita Eriksen: 75 14 50 54, marita.eriksen@rana.kommune.no
• Holger Nyheim: 75 14 52 07, holger.eskil.nyheim@rana.kommune.no

Aktuelle sider

• Arkivportalen
• Arkivverket
• Arkivplan

Lover og forskrifter

• Offentleglov
• Forskrift til offentleglova
• Forvaltningsloven
• Forskrift til forvaltningsloven
• Arkivloven
• Forskrift til arkivloven
• Personopplysningsloven
• Forskrift til personopplysningsloven

Du kan be om tilgang til alle offentlige dokumenter, journaler og registre. Dette kalles innsynsrett. Når du ber om innsyn, vurderer vi om vi kan sende deg det du har bedt om.

Vi vurderer alle innsynskrav etter loven, og i enkelte tilfeller kan vi ikke gi innsyn. Det gjelder for eksempel hvis dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger, som personopplysninger.

Hvis bare deler av dokumentet er taushetsbelagt, vurderer vi om vi kan skjule disse opplysningene og sende deg resten. Vi kan ikke gjøre dette hvis dokumentet da kan gi et misvisende bilde.

Du finner mer informasjon om innsynsrett her

Offentlig postliste er en oversikt over alle dokumenter som kommunen sender og mottar.

Her finner du blant annet saks- og dokumentnummer, datoene dokumentet er laget og publisert, tittel, avsender, mottaker og hvem som er saksbehandler. Du kan også se om dokumentene har vedlegg. Hvis et dokument er unntatt offentlighet, står lovparagrafen oppført. 

Du kan be om innsyn via kommunens offentlige postliste. Der kan du sortere på dato eller søke med ord for å finne det du leter etter. 

Du kan også bruke dette skjemaet: Innsyn etter offentlighetslov.

For å få innsyn i taushetsbelagte opplysninger må du være part i saken, ha barn under 18 år som er part, eller være verge for en part. 

Du kan bruke dette skjemaet om du har rettigheter som part i sak: Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Kommunen skal hjelpe deg med å finne dokumenter i arkivsystemet. Da må du kunne identifisere dokumentet, for eksempel ved å oppgi saks- eller dokumentnummer.

Du kan be om innsyn i all informasjon som er lagret av Rana kommune. Du kan også be om innsyn i databaser, men loven sier at vi må "kunne søke opp og sammenstille informasjonen på en enkel måte”. 

Vi svarer deg så raskt som mulig, og senest innen fem virkedager. Hvis du ikke har fått svar innen fem virkedager, kan du regne dette som et avslag. Da kan du sende oss en klage.  

Hvis vi gir deg avslag, begrunner vi det som regel ved å vise til en eller flere paragrafer i lovverket. Vi informerer deg samtidig om muligheten for å klage og klagefristen. Du må klage innen tre uker. Før du klager kan du be om en utvidet begrunnelse for avslaget. Vi svarer deg i løpet av ti arbeidsdager. 

Her finner du elektronisk skjema for å fylle ut klage

Klage kan også sendes med post eller epost til:

• Rana kommune, Postboks 173, 8601 Mo i Rana
• postmottak@rana.kommune.no

Hvis vi ikke endrer avslaget eller begrunnelsen vår, sender vi klagen din videre til Statsforvalteren i Nordland  for ny behandling. 

• Det er i hovedsak offentleglova  som stadfester retten til innsyn 
• Forvaltningsloven  inneholder de fleste unntakene for at et dokument kan bli unntatt offentlighet. Loven omtaler også rett til innsyn i dokumenter som gjelder en selv.  
• Offentlighetsprinsippet er også omtalt i Grunnloven