ArkivetRana kommune bruker Elements som sak- og arkivsystem. Systemet er godkjent som elektronisk system etter NOARK 5 standard. (Norsk arkivstandard) Lytt til tekstenStopp avspilling Arkivet Arkivansvar Rådmannen har det øverste administrative ansvaret for arkivet i kommunen og har delegert arkivansvaret til arkivleder. Arkivleder har det daglige ansvaret for arkivet, skal utarbeide arkivplan og skal sørge for at lover og forskrifter innenfor arkivfeltet følges. Arkivplanen skal være med i kommunens årsplan. Alle saksbehandlere i kommunen har ansvar om å sette seg inn i, og følge retningslinjene i arkivplanen. Formål Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet i tillegg til innsyn i kommunens saksbehandling. Arkivet i kommunen skal sikre at kommunen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak sikre innbyggerne i kommunen adgang til viktig informasjon om kommunens planer og virksomhet sikre at innbyggerne kan dokumentere egne rettigheter og eiendom og trygge personlig rettssikkerhet sikre innbyggerne i kommunen informasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter sikre at kommunens historie kan skrives i fremtiden Dokumenter som er unntatt offentligheten Enkelte dokumenter er unntatt offentlighet og du vil da se en henvisning til hvilken lovhjemmel som ligger til grunn for dette i journalen. Et eksempel på informasjon som kan være unntatt offentlighet er informasjon om avsender/mottaker. Informasjon som er unntatt offentlighet er i journalen erstattet med stjernetegn, eksempelvis (*****). Selv om et dokument eller informasjon om et dokument er unntatt offentlighet, hender det av og til at man på bakgrunn av en konkret innsynsbegjæring ser at det likevel kan gis innsyn i hele eller deler av dokumentet. Kontakt oss Du kan kontakte oss på e-post postmottak@rana.kommune.no eller på telefon 75 14 50 00 Faglig leder arkiv, Kenneth Sørensen tlf. 75 14 50 72 epost kenneth.sorensen@rana.kommune.no Linker til aktuelle sider og lovverk Aktuelle sider Arkiv i Nordland Arkivportalen Arkivverket Arkivplan Lover og forskrifter Offentleglov Forskrift til offentleglova Forvaltningsloven Forskrift til forvaltningsloven Arkivloven Forskrift til arkivloven Personopplysningsloven Forskrift til personopplysningsloven Offentlig innsyn og postliste Hva er innsyn? Du kan be om innsyn i alle offentlige dokumenter, journaler og registre. Dette kalles innsynsrett. Ny postliste fra 12. september 2022 Gammel postliste Når du ber om innsyn, vurderer vi om vi kan sende deg en kopi av det du ønsker å se. Det skal vi gjøre selv om dokumentet er «unntatt offentlighet». Hvis noe skal unntas offentlighet, må det være hjemmel for det i loven. Vi vurderer innsynskravet du har sendt til oss. I noen tilfeller sier loven at vi ikke kan gi deg innsyn. Det gjelder for eksempel når et dokument inneholder informasjon som er taushetsbelagt eller personsensitiv informasjon, som for eksempel en persons helseopplysninger. Hvis det bare er en del av dokumentet som er taushetsbelagt eller personsensitivt, vil vi vurdere om vi kan fjerne dette før vi sender deg resten av dokumentet. Vi kan ikke gjøre det hvis fjerning av opplysningene fører til at det begrensede dokumentet gir et feilaktig bilde. Hva er postlista? Offentlig postliste er en oversikt over dokumenter som sendes til eller fra kommunen. Ny postliste fra 12. september 2022 Gammel postliste Alle dokumenter er registrert med saks- og dokumentnummer, dato for publisering i postlista, dokumentets dato, dokumenttype, tittel, avsender, mottaker, saksbehandler og lovparagraf hvis det er «unntatt offentlighet». Du får også oversikt over eventuelle vedlegg. Hvordan får jeg innsyn? Alle kan be om innsyn. Når du har funnet fram til et dokument du vil bestille i postlisten, kan du bestille dokumentet gjennom postlisten. I postlisten kan du sortere på dato eller bruke søkeord for å finne det du leter etter. Kommunen har også plikt til å hjelpe deg å finne dokumenter gjennom arkivsystemet. Da må du kunne identifisere dokumentet du ber om innsyn i, for eksempel ved å oppgi saks- og dokumentnummer. Hva kan jeg be om innsyn i? Du kan be om innsyn i all informasjon som er lagret av Rana kommune. Du kan også be om innsyn i databaser, men loven sier at vi må kunne søke opp og sammenstille informasjonen på en enkel måte. Hvor lang tid tar det å få innsyn? Vi skal svare deg så raskt som mulig, og senest innen fem virkedager. Hvis du ikke har fått svar innen fem virkedager, kan du regne dette som et avslag. Da kan du sende oss en klage. Hvordan klager jeg på et avslag? Hvis vi gir deg avslag, begrunner vi det ved å vise til en eller flere paragrafer i lovverket. Vi informerer deg samtidig om muligheten for å klage og klagefristen. Du må klage innen tre uker. Før du klager kan du be om en utvidet begrunnelse for avslaget. Vi skal svare deg i løpet av ti arbeidsdager. Her finner du elektronisk skjema for klage Klage kan også sendes per brev til Rana kommune, Postboks 173, 8601 Mo i Rana eller på epost til postmottak@rana.kommune.no Du finner utkast til klagebrev på offentlighet.no Du må sende klagen innen tre uker. Hvis vi ikke endrer avslaget eller begrunnelsen vår, sender vi klagen din videre til Statsforvalteren i Nordland for ny behandling. Hvilket lovverk gjelder? Det er i hovedsak offentleglova som stadfester retten til innsyn. Det finnes også en veiledning til offentleglova, som ble utarbeidet av Justis- og politidepartementet i 2009. Forvaltningsloven inneholder de fleste unntakene for at et dokument kan bli unntatt offentlighet. Loven omtaler også rett til innsyn i dokumenter som gjelder en selv. Offentlighetsprinsippet er også omtalt i Grunnloven. Publisert 21.09.2021 11:56 Sist endret 12.09.2022 07:09